Szafki na klucze

Pracownicy marnują mnóstwo czasu na poszukiwanie zagubionych dokumentów, teczek i kluczy. Poprzekładane przedmioty to jeden z podstawowych hamulców produktywności (Time Management Ninja, “10 STEPS TO STOP WASTING TIME LOOKING FOR LOST ITEMS”, 2013). W pracy przeznaczanie czasu na poszukiwanie kluczy i innych niezbędnych przedmiotów oznacza przestoje. Zadania muszą wtedy czekać aż klucz lub dokument zostanie zlokalizowany. Firmy mogą znacząco skorzystać na wprowadzeniu sprawnego systemu przechowywania kluczy. Jest to jeden z powodów, dla których warto zainwestować w  szafki na klucze – dzięki temu produktywność wzrośnie, szczególnie w dużych korporacjach.

W organizacjach trzeba zadbać nie tylko o klucze przechowywane w stróżówkach i portierniach, ale także o te, których pracownicy potrzebują do codziennej pracy. Dla przykładu, w wielu sytuacjach trzymanie przedmiotów pod kluczem to konieczność. Wrażliwe dane, dokumenty, umowy, wartościowe przedmioty, tajne raporty i wyniki inspekcji muszą być przechowywane w bezpieczny sposób. Często w firmach zamyka się całe pomieszczenia i zapewnia dostęp do nich jedynie wybranym osobom. Za każdym razem, gdy pracownik opuszcza taki pokój, musi bezwzględnie pamiętać o oddaniu kluczy osobom upoważnionym do nadzoru nad nimi. Klucze do wspólnego użytku, należy odwiesić na przeznaczony im hak w specjalnej szafce lub na panelu. Pomoże to ograniczyć ryzyko dostępu do ważnych informacji przez osoby niepożądane oraz zapobiegnie zawieruszeniu się kluczy.

Protokoły nadzoru oraz stosowne procedury postępowania z kluczami to doskonały początek pracy nad systemem przechowywania. Poniżej przedstawiono sposoby wykorzystania szafek na klucze jako istotnego elementu systemu postępowania z kluczami w firmie.

Lokalizacja
Szafki na klucze powinny znajdować się w dobrze oświetlonym miejscu, tak aby znalezienie właściwego klucza i odwieszenie go na właściwe miejsce nie nastręczało problemu. Klucze użytkowane przez wszystkich pracowników należy umieścić w centralnym miejscu w biurze, dzięki czemu dostęp będzie łatwy i jednakowy dla każdego. W przypadku klucza awaryjnego, warto zakupić specjalną przeszkloną gablotę i powiesić ją w widocznym miejscu. Takie szafki malowane są zwykle na żywe kolory, takie jak np. czerwony.

Oznaczenia
Firmy mogą ustalić specjalny system oznaczeń dla kluczy w zależności od ich przeznaczenia, co pomoże szybko zidentyfikować czy mamy do czynienia z kluczem do szafy, drzwi, kontenerka itp. Dodatkowo, pracowników należy poinstruować, aby postępowali z kluczami ostrożnie i z należytą pieczołowitością, nie odczepiali i nie niszczyli breloków. Podobne oznaczenia, np. kolorystyczne, można zastosować do typów dokumentów przechowywanych pod konkretnym kluczem. Kolorowe breloki to najpopularniejszy sposób oznaczania kluczy, który pozwala w łatwy sposób segmentować je według przeznaczenia.

Bezpieczeństwo
Przedsiębiorcy mogą także wykorzystać zamykane szafki metalowe do tych kluczy, które wymagają specjalnego nadzoru. Niektóre z takich szafek zamykane są na klucz o wysokim stopniu bezpieczeństwa lub zamek szyfrowy.  Oprócz zakupu szafki, należy także zadbać o procedury określające listę osób uprawnionych do dostępu do zamykanych szaf oraz pomieszczeń z wrażliwymi i istotnymi danymi.

W ofercie AJ Produkty znajduje się wiele modeli szafek na klucze. Nie tylko standardowa, metalowa szafka na klucze, ale także cała gama akcesoriów, takich jak haczyki, breloczki  jest dostępna od ręki w katalogu i sklepie internetowym.