Potrzeba zapewnienia wielu sal spotkań
Od roku 2000 ilość czasu spędzanego przez pracowników na spotkaniach rośnie o 8–10% rocznie. Przedstawiciele starszej kadry zarządzającej spędzają na spotkaniach 28 godzin tygodniowo, a menedżerowie średniego szczebla około 21 godzin. Takie spotkania są nie tylko czasochłonne, ale zabierają też sporo miejsca.
Ankieta przeprowadzona wśród 11 przedsiębiorstw przez firmę architektoniczną i projektową HOK wykazała, że sale konferencyjne są zwykle zbyt duże. W spotkaniach zazwyczaj uczestniczy od 2 do 4 osób, natomiast sale konferencyjne są zaprojektowane pod kątem spotkań w gronie przynajmniej 7 osób. (Sue Shellenbarger, NEW OFFICE FLASHPOINT: WHO GETS THE CONFERENCE ROOM? 2014). Może się zdarzyć, że kilka zespołów w tej samej firmie będzie jednocześnie potrzebować sali konferencyjnej. Coraz częściej zdarza się, że pracownicy muszą czekać, aby móc skorzystać z takiego pomieszczenia. Poniżej zaprezentowano kilka sposobów, dzięki którym przedsiębiorstwa mogą poradzić sobie z rosnącym zapotrzebowaniem na pomieszczenia do spotkań:
Kształt i podział sali konferencyjnej
Zwykle sale konferencyjne są prostokątne. Kształt ten jest korzystny w przypadku prezentacji i wykładów. Przedsiębiorstwa mogą zwiększyć funkcjonalność sali konferencyjnej, używając modułowych stołów oraz składanych ścianek działowych. Długość modułowego stołu konferencyjnego można wygodnie regulować, dodając lub usuwając moduły. Składana ścianka działowa może posłużyć do przedzielenia sali konferencyjnej na dwie części, umożliwiając korzystanie z pomieszczenia przez dwa zespoły jednocześnie.
Sesje burzy mózgów
Burza mózgów uważana jest na najbardziej produktywny sposób gromadzenia pomysłów. Sesje burzy mózgów zwykle odbywają się w gronie całego zespołu podczas pracy nad projektem (Carleton University, BRAINSTORMING FOR BETTER IDEAS, 2010). Często sesje te mają miejsce w sali konferencyjnej, która może okazać się zbyt duża do tego celu. Dlatego warto, aby firmy postarały się o urządzenie oddzielnych pomieszczeń na spotkania, zaprojektowanych specjalnie pod kątem spotkań zespołów i sesji burzy mózgów. Stoły konferencyjne składane rozmieszczone w otwartych biurach to świetny sposób, aby utworzyć dodatkowe miejsce na spotkania. Stoły rozkładane są wygodne, ponieważ można je złożyć i schować, kiedy nie są potrzebne.
Pomieszczenia socjalne
Przedsiębiorstwa powinny rozważyć wstawienie takich mebli jak stół konferencyjny do pomieszczeń socjalnych. Spędzanie przy stole przerw na drugie śniadanie zachęci pracowników do lepszego poznania się. Stoły tego typu sprawdzają się równie dobrze na spotkaniach, które można odbyć w pomieszczeniu socjalnym poza porami posiłków.
Pokoje narad zapewniają pracownikom możliwość spotkania się w jednym miejscu i wymiany pomysłów. Umożliwiają swobodne wyrażanie opinii oraz motywują do innowacyjnych rozwiązań. Sala konferencyjna w firmie powinna być dobrze zaprojektowana, ponieważ jest to miejsce, gdzie przyjmuje się klientów. Nieodpowiednio zaprojektowane pomieszczenie tego typu pozostawi złe wrażenie na klientach i może wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa. Firmy powinny inwestować w wysokiej jakości meble przeznaczone do sal konferencyjnych i pokojów narad. Jedną z firm oferujących bogaty asortyment stołów konferencyjnych i regulowanych biurek jest AJ Produkty.
