Projektowanie sali konferencyjnej

Sala konferencyjna może stanowić najważniejsze pomieszczenie firmowe. To tam prowadzone są rozmowy kwalifikacyjne. Również burze mózgów, istotne na początku projektu, odbywają się w salach konferencyjnych. To w nich mają miejsce spotkania z nowymi klientami oraz negocjacje. Z tego powodu firmy powinny zadbać o właściwe urządzenie sal konferencyjnych oraz wywarcie odpowiedniego wrażenia na osobach w nich przebywających. Większość powierzchni w sali konferencyjnej zajmują stoły. Poniżej zaprezentowano czynniki, jakie firmy powinny uwzględnić, projektując salę konferencyjną.

Rozmiar
Stół konferencyjny to serce sali konferencyjnej. Stoły tego typu występują w różnych rozmiarach. Rozmiar stołu konferencyjnego zależy od powierzchni sali, gdzie ma się znaleźć. Firma powinna najpierw zmierzyć długość i szerokość sali konferencyjnej, a następnie uwzględnić przestrzeń potrzebną wokół stołu liczoną od jego krawędzi do ściany. Należy pamiętać, aby zostawić miejsce na krzesło konferencyjne w pozycji wysuniętej. 

Kształt
Kształt stołu do sali konferencyjnej musi uwzględniać liczbę osób przy nim siedzących. Niektóre kształty lepiej nadają się dla większej liczby osób. Okrągłe stoły gwarantują bardziej intymną atmosferę podczas spotkania, ale kształt prostokątny lub owalny pomieści więcej osób. Stoły konferencyjne mają zwykle szerokość pomiędzy 60 a 75 cm (custom-conference-tables.com, SIZE & SEATING, 2009). Wybierając krzesła konferencyjne, firma powinna uwzględnić zarówno dostępną przestrzeń, jak i wygodę użytkowników. Należy się zdecydować, ile miejsca powinna mieć każda osoba. Minimalna ilość miejsca to mniej więcej szerokość krzesła konferencyjnego, jednak takie ustawienie zwykle powoduje, że przy stole jest bardzo ciasno. Dobrą zasadą jest dodanie 15 cm do szerokości krzesła wybranego do sali konferencyjnej.

Przeznaczenie
Do czego będzie używana sala konferencyjna? Jeśli jej podstawowym przeznaczeniem będą rozmowy konferencyjne, wówczas idealnym rozwiązaniem będzie ustawiony na środku stół z gniazdem elektrycznym. Do tego celu doskonałe będą stoły owalne, prostokątne oraz w kształcie półkola. Stoły okrągłe są świetne podczas sesji burzy mózgów. Jeśli w sali konferencyjnej będzie odbywać się wiele prezentacji, należy pomyśleć o stołach w kształcie litery U lub V. Stoły należy ustawić tak, aby ekran znalazł się na szczycie. Tego typu stoły zapewniają również więcej miejsca na krzesła, ponieważ można je postawić na zewnątrz i wewnątrz litery U lub V.

Pozostałe wyposażenie
Pozostałe wyposażenie sali konferencyjnej, czyli meble biurowe, powinno być dopasowane do stołów konferencyjnych. Stoły zawsze powinny stanowić główny mebel tego pomieszczenia. Sala konferencyjna, która ma zbyt mały lub zbyt duży stół, nie będzie wygodna w użyciu. Aby stworzyć przyjemną atmosferę w sali konferencyjnej, należy zawiesić na ścianach obrazy. Należy unikać stawiania na stole stroików. Umieszczenie kilku roślin, np. paproci, w narożnikach lub niszach pomieszczenia spowoduje, że wystrój sali nabierze świeżości.